档案管理是学生会日常活动工作的重要记录,由理调部统一管理,特制定以下工作制度:
第一条 ?学生会的档案管理工作由办公室负责;
第二条 ?部门工作档案由各部门自行保管,各部门应指定专门人员管理本部门档案,各部门的档案除本部门自行存档外还需一式三份,一份打印稿和电子稿交至办公室存档,一份交给主席,一份自行存档
? ? 第三条 ?部内档案管理:
1.大型活动
(1)活动前期:a.活动策划书
? ? ? ? ? ? ? b.经费预算表
? ?(2)活动中期:a.过程记录(选择性)
? ? ? ? ? ? ? b.相关人员分配及联系方式
? ? ? ? ? ? ? c.一系列图表:(评分表,节目单,邀请函等)
? ?(3)活动后期:a.活动的总结及不足的整理
? ? ? ? ? ? ? b.图片,照片,录像带等归档
? ? ? ? ? ? ? c.发票整理,报销
2.日常活动
(1)部长工作计划,工作小结
(2)部员的工作小结
(3)部门的工作条例
(4)部门内部规范表格
(5)部内会议记录